Telepon Bisnis Jepang: Skrip & Keigo untuk Menerima dan Menelepon

Banyak pembelajar merasa sudah cukup percaya diri saat chat atau email, tapi langsung panik ketika telepon kantor berbunyi. Wajar. Di telepon, Anda tidak punya waktu lama untuk berpikir, tidak bisa membaca ekspresi lawan bicara, dan harus memilih keigo secara real-time.

Kabar baiknya, telepon bisnis Jepang sangat berpola. Kalau Anda hafal struktur inti + frasa wajib, Anda tidak perlu improvisasi liar. Artikel ini didesain seperti “playbook lapangan” supaya Anda bisa langsung pakai di dunia kerja.

Mengapa Keigo Telepon Sangat Penting?

Di kantor Jepang, telepon sering dianggap ujian pertama profesionalisme. Alasan utamanya:

1. Penerima telepon mewakili seluruh perusahaan.
2. Kesalahan kata bisa menimbulkan salah paham operasional.
3. Nada dan pilihan keigo menunjukkan sikap kerja Anda.

Dalam praktik, penilaian lawan bicara biasanya terjadi dalam 5-10 detik pertama. Jadi pembuka telepon jauh lebih penting dibanding yang banyak orang bayangkan.

Kategori Keigo yang Digunakan di Telepon

Dalam situasi telepon bisnis, kombinasi keigo yang paling sering muncul adalah:

• 謙譲語(けんじょうご) II ( 丁重語(ていちょうご) ) untuk menjelaskan aksi pihak sendiri secara sopan (contoh: いたします, おります)
• 尊敬語(そんけいご) untuk menyebut aksi pihak lawan bicara (contoh: いらっしゃいますか, おっしゃる)
• 謙譲語(けんじょうご) I saat aksi Anda diarahkan ke pihak terhormat (contoh: 伺(うかが) う)
• 丁寧語(ていねいご) sebagai fondasi ritme sopan (です/ます)

Telepon juga sangat terkait konsep ウチ (uchi)-ソト (soto): saat bicara dengan klien (soto), orang perusahaan Anda (uchi) tidak boleh ditinggikan berlebihan.

Struktur Alur Telepon Bisnis

Alur A: Menerima Telepon (Inbound)

1. Pembuka standar perusahaan.
2. Konfirmasi identitas penelpon.
3. Konfirmasi pihak yang dituju.
4. Transfer / sampaikan tidak ada.
5. Titip pesan bila perlu.
6. Tutup dengan ringkas dan sopan.

Alur B: Menelepon Keluar (Outbound)

1. Salam + identitas perusahaan.
2. Sebut nama diri dengan bentuk merendah.
3. Minta tersambung ke pihak tujuan.
4. Sampaikan tujuan telepon.
5. Konfirmasi langkah berikutnya.
6. Penutup formal.

Frasa Wajib Hafal (Telepon Core Pack)

10 Contoh Kalimat Penting (3 Layer + Penanda Biru)

Contoh 1: Pembuka perusahaan
お 電話(でんわ) ありがとうございます。 株式会社(かぶしきがいしゃ) Nusantara、 営業部(えいぎょうぶ) の 山田(やまだ) でございます。
Odenwa arigatou gozaimasu. Kabushikigaisha Nusantara, eigyoubu no Yamada de gozaimasu.
Terima kasih atas teleponnya. Saya Yamada dari divisi sales Nusantara, dengan hormat.

Contoh 2: Menanyakan identitas penelpon
恐(おそ) れ 入(い) りますが、どちら 様(さま) でいらっしゃいますか。
Osoreirimasu ga, dochira-sama de irasshaimasu ka.
Mohon maaf, boleh tahu dengan Bapak/Ibu siapa?

Contoh 3: Menyambungkan telepon
ただいまお 繋(つな) ぎいたします。
Tadaima otsunagi itashimasu.
Akan saya sambungkan sekarang.

Contoh 4: Orang tidak ada di tempat
田中(たなか) はただいま 席(せき) を 外(はず) しております。
Tanaka wa tadaima seki o hazushite orimasu.
Tanaka saat ini sedang tidak di meja (dengan gaya sopan).

Contoh 5: Menawarkan catat pesan
よろしければ、ご 伝言(でんごん) を 承(うけたまわ) ります。
Yoroshikereba, go-dengon o uketamawarimasu.
Jika berkenan, kami catat pesan Anda.

Contoh 6: Menjanjikan callback
戻(もど) り 次第(しだい) 、 折(お) り 返(かえ) しご 連絡(れんらく) いたします。
Modori shidai, orikaeshi go-renraku itashimasu.
Begitu kembali, kami akan menghubungi balik.

Contoh 7: Menelepon keluar
株式会社(かぶしきがいしゃ) Nusantaraの 山田(やまだ) と 申(もう) します。
Kabushikigaisha Nusantara no Yamada to moushimasu.
Saya bernama Yamada dari Nusantara.

Contoh 8: Meminta berbicara dengan pihak tujuan
田中(たなか) 様(さま) はいらっしゃいますでしょうか。
Tanaka-sama wa irasshaimasu deshou ka.
Apakah Bapak/Ibu Tanaka sedang tersedia?

Contoh 9: Salah sambung
失礼(しつれい) いたしました。 番号(ばんごう) を 間違(まちが) えました。
Shitsurei itashimashita. Bangou o machigaemashita.
Mohon maaf, kami salah nomor.

Contoh 10: Penutup telepon
お 忙(いそが) しいところありがとうございました。 失礼(しつれい) いたします。
Oisogashii tokoro arigatou gozaimashita. Shitsurei itashimasu.
Terima kasih atas waktunya. Kami permisi.

5 Dialog Telepon Bisnis (Situasi Nyata)

Dialog 1 — Inbound Standar

A (Penerima / Anda):
お 電話(でんわ) ありがとうございます。 株式会社(かぶしきがいしゃ) Nusantara、 総務部(そうむぶ) の 佐藤(さとう) でございます。

B (Penelpon):
ABC(エー・ビー・シー) 商事(しょうじ) の 田中(たなか) と 申(もう) します。 山田(やまだ) 様(さま) はいらっしゃいますか。

A:
少々(しょうしょう) お 待(ま) ちください。 確認(かくにん) いたします。

Anotasi:

• Pembuka “お 電話(でんわ) ありがとうございます” memberi kesan profesional sejak awal.
• “〜でございます” menaikkan tingkat kesopanan.
• “いらっしゃいますか” dipakai untuk pihak lawan (sonkeigo).

Dialog 2 — Orang Tujuan Tidak Ada

A:
申(もう) し 訳(わけ) ございません。 山田(やまだ) はただいま 席(せき) を 外(はず) しております。

B:
では、 戻(もど) られましたらお 電話(でんわ) を 頂(いただ) けますか。

A:
かしこまりました。 折(お) り 返(かえ) しご 連絡(れんらく) いたします。 念(ねん) のためお 電話番号(でんわばんごう) を 確認(かくにん) してもよろしいでしょうか。

Anotasi:

• Menyebut kolega internal dengan bentuk uchi: “ 山田(やまだ) は…” tanpa honorifik tambahan.
• “かしこまりました” lebih formal daripada “ 承知(しょうち) しました” di konteks layanan.

Dialog 3 — Outbound ke Klien

A (Anda):
いつもお 世話(せわ) になっております。 株式会社(かぶしきがいしゃ) Nusantaraの 佐藤(さとう) と 申(もう) します。 田中(たなか) 様(さま) はいらっしゃいますでしょうか。

B (Resepsionis):
少々(しょうしょう) お 待(ま) ちください。 確認(かくにん) いたします。

A:
ありがとうございます。

Anotasi:

• Ini format outbound paling aman: salam tetap + identitas + permintaan sambung.
• Hindari pembuka kasual seperti もしもし untuk konteks bisnis resmi.

Dialog 4 — Menangani Keluhan (Complaint) dengan Tenang

B (Klien):
先日(せんじつ) の 納品(のうひん) について 確認(かくにん) したいです。

A (Anda):
申(もう) し 訳(わけ) ございません。 状況(じょうきょう) を 確認(かくにん) の 上(うえ) 、すぐにご 案内(あんない) いたします。

B:
お 願(ねが) いします。

A:
お 手数(てすう) をおかけいたしますが、 少々(しょうしょう) お 待(ま) ちください。

Anotasi:

• Saat complaint, urutan terbaik: minta maaf -> janji verifikasi -> beri tindakan.
• Jangan defensif dulu; fokus ke langkah penyelesaian.

Dialog 5 — Salah Sambung tapi Tetap Profesional

A:
いつもお 世話(せわ) になっております。 株式会社(かぶしきがいしゃ) Nusantaraの 佐藤(さとう) と 申(もう) します。 経理部(けいりぶ) の 高橋(たかはし) 様(さま) はいらっしゃいますでしょうか。

B:
恐(おそ) れ 入(い) りますが、こちらに 高橋(たかはし) はおりません。

A:
失礼(しつれい) いたしました。 番号(ばんごう) を 間違(まちが) えました。ありがとうございました。

Anotasi:

• Salah nomor tetap harus ditutup sopan dan singkat.
• Jangan langsung menutup tanpa “ 失礼(しつれい) いたしました”.

Skrip Siap Pakai (Copy-Paste)

Skrip A — Menjawab Telepon

お 電話(でんわ) ありがとうございます。
株式会社(かぶしきがいしゃ) Nusantara、 営業部(えいぎょうぶ) の 山田(やまだ) でございます。

Skrip B — Menyambungkan

かしこまりました。
ただいまお 繋(つな) ぎいたします。 少々(しょうしょう) お 待(ま) ちください。

Skrip C — Orang Tidak Ada + Titip Pesan

申(もう) し 訳(わけ) ございません。 田中(たなか) は 席(せき) を 外(はず) しております。
よろしければ、ご 伝言(でんごん) を 承(うけたまわ) ります。
戻(もど) り 次第(しだい) 、 折(お) り 返(かえ) しご 連絡(れんらく) いたします。

Skrip D — Menelepon Keluar

いつもお 世話(せわ) になっております。
株式会社(かぶしきがいしゃ) Nusantaraの 山田(やまだ) と 申(もう) します。
田中(たなか) 様(さま) はいらっしゃいますでしょうか。

Aturan Uchi-Soto di Telepon (Wajib Paham)

Ini sumber kesalahan terbesar pembelajar.

Prinsip inti

Saat bicara dengan pihak luar (soto), orang kantor Anda sendiri adalah uchi. Maka:

• Jangan meninggikan uchi dengan sonkeigo berlebihan.
• Gunakan bentuk merendah/sopan saat menyebut uchi.

Contoh salah vs benar

Catatan: dalam institusi tertentu (misalnya sekolah), penggunaan bisa dipengaruhi norma lokal. Namun untuk bisnis umum, pola uchi-soto di atas adalah baseline aman.

Tips Nada Bicara: Jangan Cuma Kata, Tapi Delivery

Pedoman resmi juga menekankan bahwa bahasa sopan tanpa sikap yang sesuai akan terdengar kosong. Di telepon, ini berarti:

1. Bicara sedikit lebih lambat dari tempo kasual.
2. Beri jeda setelah frasa kunci (nama, angka, jam).
3. Ulangi informasi kritis (nomor telepon, nama, deadline).
4. Hindari suara “terburu-buru” saat meminta lawan bicara menunggu.

Contoh konfirmasi angka:

• お 電話番号(でんわばんごう) は、090-1234-5678でよろしいでしょうか。

Kesalahan Umum di Telepon + Perbaikannya

Situasi Sulit: Skrip Darurat yang Wajib Siap

Di dunia nyata, panggilan jarang selalu mulus. Kadang suara putus, lawan bicara terlalu cepat, atau informasi belum bisa Anda berikan. Bagian ini fokus ke kalimat darurat agar Anda tetap sopan sambil menjaga akurasi.

1) Saat suara tidak jelas

Gunakan pola minta ulang yang sopan, bukan “eh, nggak kedengeran”.

• 恐(おそ) れ 入(い) ります、 少(すこ) しお 声(こえ) が 聞(き) き 取(と) りにくいのですが、もう 一度(いちど) お 願(ねが) いできますか。
• 通信(つうしん) の 関係(かんけい) で、 音声(おんせい) が 途切(とぎ) れております。

2) Saat perlu waktu cek data

Jangan diam lama di telepon. Beri status dengan jelas:

• 確認(かくにん) に1 分(ふん) ほどお 時間(じかん) を 頂(いただ) けますでしょうか。
• 担当(たんとう) 部署(ぶしょ) へ 確認(かくにん) の 上(うえ) 、すぐにご 案内(あんない) いたします。

3) Saat hold terlalu lama

Jika lewat 30-60 detik, kembali ke line dan update:

• お 待(ま) たせして 申(もう) し 訳(わけ) ございません。 確認(かくにん) にもう 少々(しょうしょう) お 時間(じかん) を 頂戴(ちょうだい) できますでしょうか。
• 一度(いちど) こちらから 折(お) り 返(かえ) しご 連絡(れんらく) してもよろしいでしょうか。

4) Saat tidak bisa memberi informasi

Tetap sopan, jelaskan batasan, dan beri alternatif:

• 恐(おそ) れ 入(い) りますが、 個人情報(こじんじょうほう) の 関係(かんけい) で 電話(でんわ) ではお 答(こた) えできかねます。
• よろしければ、 担当者(たんとうしゃ) より 改(あらた) めてご 連絡(れんらく) いたします。

5) Saat caller marah

Urutan aman: dengarkan -> akui -> minta maaf -> tindakan konkret.

Kalimat inti:

• ご 不便(ふべん) をおかけし、 誠(まこと) に 申(もう) し 訳(わけ) ございません。
• 状況(じょうきょう) を 確認(かくにん) し、 本日中(ほんじつちゅう) に 対応方針(たいおうほうしん) をご 連絡(れんらく) いたします。

6 Contoh Kalimat Darurat (3 Layer + Biru)

Darurat 1: Suara putus-putus
恐(おそ) れ 入(い) ります、 音声(おんせい) が 途切(とぎ) れております。
Osoreirimasu, onsei ga togirete orimasu.
Mohon maaf, suara terputus-putus.

Darurat 2: Minta ulang informasi
もう 一度(いちど) 、お 願(ねが) いできますか。
Mou ichido, onegai dekimasu ka.
Boleh diulangi sekali lagi?

Darurat 3: Perlu cek internal
確認(かくにん) のため、 少々(しょうしょう) お 時間(じかん) をいただけますでしょうか。
Kakunin no tame, shoushou ojikan o itadakemasu deshou ka.
Untuk pengecekan, boleh kami minta waktu sebentar?

Darurat 4: Menolak info sensitif via telepon
電話(でんわ) では 回答(かいとう) いたしかねます。
Denwa de wa kaitou itashikanemasu.
Kami tidak dapat menjawab melalui telepon.

Darurat 5: Janji callback
担当者(たんとうしゃ) より 折(お) り 返(かえ) しご 連絡(れんらく) いたします。
Tantousha yori orikaeshi go-renraku itashimasu.
Staf terkait akan menghubungi balik.

Darurat 6: Penutup sopan setelah isu
ご 迷惑(めいわく) をおかけし、 誠(まこと) に 申(もう) し 訳(わけ) ございません。
Go-meiwaku o okake shi, makoto ni moushiwake gozaimasen.
Kami mohon maaf sebesar-besarnya atas ketidaknyamanan ini.

Checklist Operasional Sebelum Angkat Telepon

Supaya performa Anda stabil, cek 20 detik ini sebelum shift:

1. Catatan frasa pembuka ada di depan mata.
2. Daftar nama internal + jabatan siap.
3. Nomor ekstensi tim penting mudah diakses.
4. Template catat pesan (nama, nomor, waktu, inti pesan) siap.
5. Pena dan notepad selalu di posisi sama.

Format Catat Pesan (Praktis)

• 会社名(かいしゃめい) / 氏名(しめい) :
• 電話番号(でんわばんごう) :
• 日時(にちじ) :
• 用件(ようけん) :
• 折(お) り 返(かえ) し 希望(きぼう) : 有(あ) / 無(な) し

FAQ Singkat untuk Keigo Telepon

Q1. Apakah もしもし selalu salah di kantor?

Untuk telepon bisnis formal, sebaiknya hindari もしもし sebagai pembuka utama. Format yang lebih aman adalah “お 電話(でんわ) ありがとうございます” + identitas perusahaan.

Q2. Mana lebih aman: かしこまりました atau 承知(しょうち) いたしました?

Dua-duanya sopan. Dalam konteks layanan pelanggan, かしこまりました sering terdengar lebih service-oriented. Untuk komunikasi internal formal, 承知(しょうち) いたしました juga sangat aman.

Q3. Saat bicara ke klien tentang atasan sendiri, boleh pakai 部長(ぶちょう) 様(さま) ?

Umumnya tidak dianjurkan. Dalam pola uchi-soto bisnis, sebut pihak internal secara netral (misalnya nama + “は 席(せき) を 外(はず) しております”).

Q4. Kapan pakai させていただく di telepon?

Pakai secukupnya saat benar-benar ada nuansa izin/manfaat, misalnya saat meminta izin mengulang nomor atau menunda jawaban. Jika tidak perlu, bentuk sederhana seperti いたします biasanya lebih natural dan ringkas.

Latihan 10 Menit per Hari (Supaya Refleks)

Menit 1-3

Baca keras Skrip A dan Skrip B.

Menit 4-6

Latih satu dialog “orang tidak ada” sambil ganti nama/jabatan.

Menit 7-8

Drill angka dan nama: nomor telepon, jam meeting, nama divisi.

Menit 9-10

Rekam suara, cek tiga hal:

1. Apakah pembuka konsisten?
2. Apakah Anda menyebut uchi dengan bentuk aman?
3. Apakah penutup selalu pakai 失礼(しつれい) いたします?

Rencana Latihan 7 Hari (Agar Progres Terukur)

Kalau Anda ingin peningkatan yang jelas, gunakan pola mingguan sederhana ini:

1. Hari 1: hafalkan pembuka + penutup sampai otomatis.
2. Hari 2: fokus situasi transfer dan hold.
3. Hari 3: fokus skenario “orang tidak ada” dan titip pesan.
4. Hari 4: latihan outbound call untuk janji meeting.
5. Hari 5: drill angka, jam, nama departemen, dan ejaan nama perusahaan.
6. Hari 6: role-play 5 dialog penuh tanpa melihat teks.
7. Hari 7: rekam simulasi 3 menit, evaluasi, lalu ulang bagian yang masih tersendat.

Target mingguan yang realistis:

1. Pembuka telepon stabil dalam 5 detik pertama.
2. Tidak mencampur bentuk kasual saat situasi formal.
3. Bisa menyampaikan pesan balik tanpa kehilangan detail.
4. Mampu menutup telepon secara konsisten dan sopan.

Dengan pola ini, Anda tidak hanya “hafal frasa”, tapi benar-benar membangun refleks kerja. Itu yang paling penting saat telepon masuk mendadak dan Anda harus tetap tenang.

Kosakata Baru

Kesimpulan

Telepon bisnis Jepang terasa sulit di awal karena ritmenya cepat. Tapi justru karena sangat berpola, Anda bisa cepat naik level kalau latihan dengan skrip standar.

Kunci utamanya:

1. Kuasai pembuka dan penutup tetap.
2. Pahami uchi-soto saat menyebut orang internal ke klien.
3. Gunakan sonkeigo untuk lawan bicara, dan kenjougo/teineigo untuk pihak sendiri.
4. Biasakan konfirmasi ulang detail penting sebelum menutup.

Jika Anda bisa menjalankan 5 dialog dalam artikel ini tanpa berhenti, itu sudah modal kuat untuk kerja nyata di perusahaan Jepang.

Baca Juga:

• Keigo untuk Email Bisnis
• Keigo untuk Rapat & Presentasi
• Kesalahan Umum Keigo
• Panduan Lengkap Keigo